Что такое BI-система и как ее внедрить

Текущий уровень развития технологий меняет традиционные способы ведения бизнеса. Управленцы теперь не принимают решения по наитию и принципу «всегда так делали». Небольшие компании стремятся собирать информацию о клиентах и их предпочтениях, анализируют бизнес-процессы. Для крупных предприятий сбор данных о своей деятельности — жизненно важная необходимость. Но этого уже недостаточно на конкурентном рынке. 

Нужны инструменты, которые проанализируют текущие данные, сравнят с прошлыми, помогут спрогнозировать внутренние и отраслевые тенденции, выбрать оптимальные решения и спланировать стратегию. Все эти задачи решают BI-системы. Разбираем в статье, что такое система Business Intelligence, зачем она нужна и как внедрить. 

Что такое BI-системы и зачем они нужны

Business Intelligence (BI) системы — программное обеспечение, которое обрабатывает бизнес-данные и представляет их в удобном для пользователя виде. Например, в виде отчетов, панелей мониторинга, диаграмм и графиков. Использовать системы могут компании из любых отраслей: ретейл, здравоохранение, образование, финансы, телекоммуникации, промышленность, энергетика и т.д.

С помощью отчетов в Polymatica Analytics управленцы отслеживают прогресс компании, департаменты и команды контролируют повседневные операции, менеджеры быстро выявляют проблемы.

Инструменты BI позволяют быстро и удобно получать доступ к различным типам данных — историческим и текущим, сторонним и собственным, а также к полуструктурированным (электронные письма, файлы JSON, XML, архивные файлы, цифровые фотографии) и неструктурированным данным (информация с сайтов и социальных сетей). Пользователи анализируют эту информацию и получают понимание о том, как работает бизнес.

Компании могут использовать информацию, которую получили в результате бизнес-анализа, для принятия бизнес-решений, выявления проблем, определения тенденций рынка и поиска новых источников дохода или возможностей.

BI-платформа Биплан24 показывает, что генерировать отчеты с помощью их системы получится быстрее и проще, чем создавать отчеты в Excel.

Основные виды

Системы Business Intelligence можно классифицировать по следующим параметрам:

• Место хранения данных. Данные хранятся на собственных, арендованных или облачных серверах. Чтобы обеспечить удаленный доступ отчетам в режиме реального времени, стоит использовать облачные хранилища. 

• Наличие self-service. Система дает возможность пользователям быстро получать доступ к данным и самостоятельно создавать отчеты. Если система без self-service, пользователям нужно обращаться в IT-отдел, чтобы сгенерировать отчет.

• Источники данных. Позволяет подключаться к различным источникам данных, таким как внешние базы данных, корпоративные системы и файлы. Либо система работает только с внутренними хранилищами данных. 

• Обработка Big Data. Обрабатывает ли система большие объемы данных или нет — сможет платформа извлекать и анализировать данные только из CRM или еще с серверов SQL. 

• Возможность расширения. Можно расширять платформу с помощью модулей, плагинов и других функций. Например, есть настройки расширенной панели администрирования или визуализация дашборда в мобильной версии. 

• Ценовая политика. Платформы делятся на платные, условно-платные (когда есть бесплатные и платные тарифы) и бесплатные (вендоры предоставляют платформу бесплатно, а программное обеспечение с открытым кодом). 

Популярные BI‑платформы

Рассказываем про российские BI‑платформы, которые уже стали достойной альтернативой популярным иностранным решениям, таким как Power BI, QlikView, Oracle Business Intelligence, SAP BI. 

Luxms BI — облачная платформа с открытым кодом для визуального контроля и бизнес-аналитики. Позволяет без знаний в написании кода создавать сложные дашборды. Из популярных продуктов — системы реагирования на нештатные ситуации, электронные планерки, контроль нормативов, расчет и анализ влияния KPI. Подходит для таких отраслей, как транспорт, здравоохранение, финансы. Среди клиентов Luxms BI — РЖД и Газпром нефть.

Пример дашборда на платформе Luxms BI с ключевыми показателями эффективности HR-отдела.

Apache Superset — облачная бесплатная система с открытым кодом. Подходит для визуализации данных и бизнес-аналитики, ориентирована на работу с большими данными. Позволяет создавать интерактивные дашборды. Как платформа Open source дает возможность кастомизировать визуализацию данных и элементов интерфейса, интегрироваться с информационными системами. В России с Superset работает ВкусВилл.

Yandex DataLense — бесплатная облачная платформа для визуализации и анализа данных. Система дает возможность самостоятельно оперативно проверять гипотезы, визуализировать бизнес-метрики из облачных и локальных источников, работать с аналитикой вместе с командой, партнерами или клиентами. Yandex DataLense работает с 1Fit, Fix Price, ТестГен, Ренессанс страхование.

Демодашборд с аналитикой продаж по сети магазинов от Yandex DataLense.

1С:Аналитика — платная система, которая помогает в работе с аналитическими данными и подходит для управленческого учета. Стоимость одного сеанса для клиента составляет 30 000 ₽. Основное преимущество 1C:BI состоит в глубокой интеграции с линейкой продуктов этой компании. Так, пользователи системы имеют доступ ко всем нужным данным из любых продуктов 1C. Из клиентов платформы — ДИТ Москвы, Минздрав Ивановской области.

Modus BI — платная система, которая включает три продукта (Modus ETL, Modus BI, Modus Запасы). Стоимость лицензий стартует от 100 000 ₽. Платформа оперативно визуализирует данные, показывает в отчетах тренды и зависимости, дает прогнозы. Подходит для ретейла, промышленности, e-commerce и FMCG. Среди клиентов Трансмашхолдинг, Сбербанк-АСТ, Уралсиб. 

Visiology — платный сервис бизнес-аналитики. Тарифы начинаются от 45 000 ₽ в год. Позволяет собирать данные с любых веб-сайтов, веб-сервисов, бизнес-систем и файлов и визуализировать в дашбордах. Платформа имеет модуль для создания дашбордов, сервис автоматизации сбора отчетов, систему управления базами данных для анализа больших массивов данных, self-service для корпоративного BI. Пример масштабного кейса — миграция Росатома с зарубежного сервиса. С платформой работает Алроса, Россети, АльфаСтрахование-Жизнь.

Пример сводного отчета компании по бурению скважин на платформе Visiology.

Как внедрить BI-систему

Анализ бизнес-процессов нужен компаниям, чтобы находить текущие проблемы, решать их и достигать лучших результатов. Внедрение BI-системы помогает собирать информацию по операциям прошлого периода, сравнивать ее с текущим состоянием, находить тенденции, закономерности и проблемы в бизнес-процессах. 

BI преобразует необработанные данные в понятную и структурированную информацию — отчеты. На основании отчетов бизнес расставляет приоритеты и принимает стратегические решения. 

Внедрение BI-систем подразумевает настройку методов и технологий для сбора, агрегирования и анализа информации под задачи конкретного бизнеса. Давайте рассмотрим ключевые шаги по внедрению: 

• Определить цели и требования. Перед тем как принять решение о внедрении BI-системы, нужно ответить на вопросы. Какие задачи должна решать BI-система? Какие данные нужны для решения этих задач и где их брать? Какие отчеты и дашборды должна предоставлять система? Кто будет использовать систему и для каких целей?

• Назначить ответственных лиц. Если основные требования к BI-платформе уже есть, стоит назначить того, кто будет отвечать за внедрение. Поскольку BI — это не только IT- или финансовый проект, а комплексный вопрос, в команду внедрения должны входить представители всех отделов компании, которые работают с бизнес-данными. 

• Выбрать поставщика и интегратора. При выборе BI-системы стоит учитывать факторы совместимости с существующими системами и базами данных, возможности анализа и визуализации данных, стоимость лицензий и обслуживания, удобство использования и наличие self-service. 

Бывает, что разработчики выступают только как поставщики софта, а интеграцией занимаются сторонние компании в зависимости от отрасли внедрения. Тогда придется еще искать и интегратора, но чаще всего у разработчика есть перечень проверенных партнеров. 

Дополнительно может потребоваться очистка данных от ошибок и преобразование данных в формат, понятный для BI-системы. BI-платформы последнего поколения имеют встроенные инструменты для преобразования данных. Например, такие инструменты есть у Yandex DataLens и Visiology. 

• Внедрить систему. После подготовки данных можно начать интеграцию BI-платформы с системами компании. Эта процедура включает в себя организацию данных, проектирование моделей или «дерева отчета» (построение цепочки от финансового директора к региональным менеджерам), проектирование интерфейсов и дашбордов. 

• Обучить пользователей. Всем будущим пользователям стоит подробно рассказать, какую выгоду каждый из них получит от внедрения BI. Обучение может проводиться собственными силами IT-отдела или с помощью внешних специалистов — разработчиков или интеграторов. Оно должно включать в себя основы работы с системой, анализ данных и создание отчетов.

• Провести мониторинг и оптимизацию. Создайте пилотный проект, чтобы проверить концепции и гипотезы. После проверки обычно появляются варианты упрощения функций, и тестируется функциональность проекта. Этот этап включает определение проблем и исправление ошибок, а также обновление системы. 

Коротко: что такое BI-система

• BI-система — это набор инструментов, приложений и сервисов, которые собирают разрозненные массивы данных, анализируют их и представляют в виде отчетов на дашбордах. 

• Используются BI-платформы для мониторинга ключевых показателей компании, отслеживания KPI команды, трекинга проектов, расширенной и прогнозной аналитики, для самостоятельной работы сотрудников с отчетами. 

• Различаются системы Business Intelligence по типу используемого хранилища данных и источникам сбора информации, по наличию self-service и возможности обрабатывать Big Data, возможности подключать дополнительные модули.

• Внедрение BI-системы помогает собирать информацию прошлых и текущего периодов, анализировать ее и находить проблемы в бизнес-процессах. 

• Чтобы избежать ошибок при внедрении BI-платформы, стоит придерживаться алгоритма: определить цели и требования, выбрать разработчика и интегратора платформы, подготовить данные и реализовать внедрение. Затем нужно обучить персонал и провести тестирование платформы, чтобы выявить ошибки.